Beaver's job / Boulot de Castor

This is in no way an account of findings that may have occured during an audit - all exemples below are strictly made for the sake of discussion.

Ce qui suit n'est nullement un rapport des résultats qui ont pu être produits pendant un audit - tous les exemples ci-dessous sont strictement faits pour la discussion.

I am an auditor for an international organization. My job is to visit the field offices of this organization and make sure that the operations are done in compliance with internal / donor regulations.

Je suis auditeur pour une organisation internationale. Mon travail consiste a visiter les bureaux de cette organisation sur le terrain et de m'assurer que les opérations sont faites conformément aux règlements internes et aux demandes des donateurs.

I am an attorney, not an accountant. So as the member of a multidisciplinary team, I review all legal engagements taken by the local branch (which usually is in the capital) , including :

Je suis un mandataire, pas un comptable. Pour le membre d'une équipe multidisciplinaire, je passe en revue tous les engagements légaux pris par la branche locale (qui est habituellement dans la capitale), incluant :

• I check that leases are in compliance with internal rules and with local law ;
• Je vérifie que les baux sont conformes aux procedures internes et avec la loi locale ;
• I review the security measures taken by the head of mission to make sure they are adequate and that they are implemented ;
• Je passe en revue les mesures de sécurité prises par le chef de mission pour s'assurer qu'elles sont adequates et qu'elles sont mises en application ;
• I review the personnel management to make sure that the local staff employed is hired and treated in compliance with the law (this also includes a comprehensive review of payroll);
• Je passe en revue la gestion du personnel pour m'assurer que le personnel local employé est engagé et traité conformément à la loi (ceci inclut également un examen complet du livre de paie) ;
• I review the management of the organization's property to ensure that all is documented, secure, and used according to procedure - it's in the course of this review that I can be found turning chairs upside down around the office to see if they have been tagged, or asking the admin officer about a cell phone showing in the inventory but nowhere to be seen.
• Je passe en revue la gestion de la propriété de l'organisation pour m'assurer que tout est documenté, entreposé de facon sécuritaire, et utilisé selon la procédure - c'est au cours de cette revue que je peux vue en train de tourner les chaises a l'envers dans le bureau pour voir si elles ont été étiquetées, ou interrogeant l'officier administratif au sujet d'un téléphone cellulaire manquant apparaissant dans l'inventaire.

Because my organization is involved in distributing food to vulnerable populations, and that is usually handled by a field office or another NGO, we also have to do field missions. I just did one, which I fully accounted in this post : Mission report. In short, we audit the field office's internal controls (only financial) and verify how the goods are managed. We issue recommendations to be implemented by the local branch.

Puisque mon organisation est impliquée dans des projets de distribution de nourriture aux populations vulnérables, et que cela est habituellement géré par un bureau sur le terrain par une O.N.G. locale, nous devons également faire des missions de brousse. Je viens d'en faire une, dont j'ai entièrement rendu compte dans ce texte : Rapport de mission. En bref, nous verifions leurs controles internes de gestion financière et vérifions comment les marchandises sont contrôlées. Nous publions des recommandations qui seront mises en application par la branche locale.

There are other aspects which I have not tackled yet, simply because they are assigned to other team members. Most of them include financial aspects which are normally tackled during a classical audit.

Il y a d'autres aspects que je n'ai pas encore abordés, simplement parce qu'ils sont assignés à d'autres membres de l'équipe. La plupart d'entre eux incluent les aspects financiers qui sont normalement abordés pendant un audit classique.

What if I find a gross discrepiency ? What happens ? Well, I definitely become the bearer of bad news, have to be the tough chick who apply the procedure to the letter. In the immediate, however, it only translates to a report. So I get to stay a nice girl. But if the gross discrepancy is due to human error, the culprit would definitely see it reflect on his/her HR evaluation and it could result in termination. In the case of a NGO partner, it may result in termination of the partnership. I am, however, not the person to make that decision. I only see, hear, make the constatation and report.

Et si je trouve une irregularite majeure ? Qu'est-ce-qui se produit ? Bien, je deviens certainement messagere de mauvaises nouvelles, je dois être la fille ferme qui applique le procédé à la lettre. Dans l'immédiat, cependant, cela se traduit seulement par un rapport. Je peux donc rester gentille. Mais si l'anomalie brute est due à l'erreur humaine, le coupable la verra certainement se refleter sur son évaluation et cela pourrait avoir comme conséquencela fin de son emploi. En cas d'un partenaire, il peut avoir comme conséquence la fin de l'association. Je ne suis cependant pas la personne qui prend cette décision. Seulement, je vois, j'entends, je constate et je redige mon rapport.

There are two great lies in my organization :

1. Auditors arriving and saying : "We're here to help."
2. Auditees answering : "We are happy to see you."

Il y a deux grands mensonges dans mon organisation :

1. Auditeurs arrivant et disant : "nous sommes ici pour aider."
2. Réponse des audites : "nous sommes heureux de vous voir."

However, no matter how trying this job can get, it's for the greater good. Auditors like me travel the world to give development programs the credibility they need to have continued funding. Without auditors, donors and fund providers would be probably more nervous.

Cependant, quelque soit les defis que ce travail peut representer, le jeu en vaut la chandelle. Des auditeurs comme moi parcourent le monde pour donner à des programmes de developpement la crédibilité dont ils ont besoin pour obtenir un financement continu. Sans auditeurs, les donateurs et les fournisseurs de fonds seraient probablement plus nerveux.

Sometimes, too, the job has its rewards. One of the things auditors do in this business is also ensure that the beneficiaries of food or medication programs do get what they should get. So in a way, I also look out for the interest of those benefitting from the programs. That really keeps me motivated.

Parfois, aussi, le travail a ses récompenses. Une des choses que les auditeurs font dans leur travail est de s'assurer également que les bénéficiaires des programmes de nutrition ou de fournitures medicales obtiennent ce qu'ils devraient obtenir. Ainsi, d'une certaine manière, je veuille aux interets des beneficiaires de ces programmes. Ca me garde vraiment motivée.

The Beaver

Merci, Sebastien D, a Montreal, d'avoir mis une "pinne" sur ma carte ! :P

My guest map is wonderful ! And you'd all be wonderful to post, all of you lurk mode readers!
Thanks and may the winds of Fate blow your way !